Po niemal dziesięciu latach negocjacji instytucje Unii Europejskiej osiągnęły w kwietniu 2026 r. wstępne porozumienie dotyczące rewizji rozporządzeń (WE) nr 883/2004 i 987/2009 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Następnie 7 lipca 2026 r. Parlament Europejski przyjął stanowisko w pierwszym czytaniu. Należy jednak podkreślić, że procedura legislacyjna nie została jeszcze formalnie zakończona, dlatego opisane poniżej rozwiązania nie stanowią obecnie obowiązującego prawa, lecz projektowane zmiany.
Prace legislacyjne są na końcowym etapie. 23 września 2026 r. nowelizacją zajął się Coreper (Komitet Stałych Przedstawicieli – organizujący pracę Rady UE), a jej przyjęcie przez Radę spodziewane jest 28 września 2026 r.
Jeżeli publikacja w Dzienniku Urzędowym UE nastąpi do 30 września, nowelizacja wejdzie w życie 1 października 2026 r. W przeciwnym razie przewidywany termin to 1 listopada 2026 r.
Jednym z najważniejszych obszarów projektowanej reformy są zasady dotyczące oddelegowania pracowników, w tym procedury związane z zaświadczeniami A1 oraz warunki, jakie musi spełniać pracownik oddelegowany. Celem zmian jest uproszczenie procedur, zwiększenie pewności prawa oraz skuteczniejsze przeciwdziałanie nadużyciom związanym z mobilnością pracowników na terenie Unii Europejskiej.
Obecne zasady oddelegowania pracowników
Obowiązujący art. 12 rozporządzenia 883/2004 przewiduje, że pracownik oddelegowany może pozostać objęty systemem zabezpieczenia społecznego państwa, w którym jest zwykle zatrudniony, przez maksymalnie 24 miesiące podczas wykonywania pracy w innym państwie członkowskim. Warunkiem jest między innymi to, aby pracownik nie został wysłany w celu zastąpienia innej osoby oddelegowanej.
Właściwe ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego jest potwierdzane zaświadczeniem A1 wydawanym przez właściwą instytucję państwa, którego ustawodawstwo pozostaje nadal stosowane.
Przepisy te stanowią podstawę funkcjonowania systemu oddelegowania pracowników w Unii Europejskiej i mają kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstw realizujących usługi transgraniczne.
Prenotyfikacja A1 – nowy obowiązek dla pracodawców (dotyczy A1 z art. 12)
Jedną z najważniejszych planowanych zmian jest wprowadzenie obowiązku wcześniejszego poinformowania instytucji właściwej o planowanym oddelegowaniu pracownika oraz uprzedniego wystąpienia o wydanie zaświadczenia A1.
W praktyce oznacza to, że w przypadku większości sytuacji związanych z oddelegowaniem pracowników wniosek o wydanie A1 będzie musiał zostać złożony przed rozpoczęciem wykonywania pracy w państwie przyjmującym (większość firm oddelegowujących pracowników za granicę stosuje już tę procedurę). Jeżeli zaświadczenie A1 nie zostanie wydane niezwłocznie, instytucja właściwa będzie zobowiązana do wystawienia automatycznego potwierdzenia otrzymania wniosku.
Projektowane rozwiązanie ma umożliwić instytucjom zabezpieczenia społecznego wcześniejszą ocenę spełnienia warunków oddelegowania oraz ograniczyć przypadki wydawania zaświadczeń A1 z mocą wsteczną. Dla pracodawców będzie to oznaczać konieczność wcześniejszego planowania oddelegowań pracowników oraz kompletowania dokumentacji jeszcze przed rozpoczęciem realizacji usług za granicą.
Wyjątki od obowiązku prenotyfikacji
Projekt przewiduje dwa główne wyjątki od obowiązku wcześniejszego zgłoszenia:
- podróże służbowe w rozumieniu rozporządzenia wykonawczego,
- działalność, której łączny okres trwania nie przekracza trzech kolejnych dni roboczych w okresie trzydziestu kolejnych dni kalendarzowych.
Przez podróż służbową rozumiane są czasowo ograniczone czynności związane z interesem gospodarczym pracodawcy, które nie polegają na świadczeniu usług ani dostawie towarów. Mogą obejmować w szczególności udział w spotkaniach biznesowych, konferencjach, seminariach, wydarzeniach naukowych lub szkoleniach.
Wyłączenia te nie będą jednak miały zastosowania do działalności w sektorze budowlanym, dla którego utrzymano obowiązek wcześniejszego zgłoszenia oraz wystąpienia o zaświadczenie A1.
Wymóg wcześniejszego podlegania ubezpieczeniom społecznym – wydłużenie do 3 miesięcy (dotyczy A1 z art. 12)
Projekt rewizji przewiduje zaostrzenie warunków dotyczących oddelegowania pracowników.
W przypadku osoby zatrudnionej z zamiarem jej oddelegowania do innego państwa członkowskiego wymagane będzie, aby przez okres co najmniej trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających rozpoczęcie zatrudnienia podlegała ona ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym pracodawca ma siedzibę.
W odniesieniu do osób prowadzących działalność na własny rachunek przewidziano analogiczny wymóg wcześniejszego wykonywania działalności przez okres co najmniej trzech miesięcy w państwie, w którym są zarejestrowane.
Celem tej zmiany jest zapewnienie rzeczywistego związku pomiędzy pracownikiem a państwem wysyłającym oraz ograniczenie tworzenia sztucznych struktur wykorzystywanych wyłącznie do organizowania mobilności międzynarodowej.
Okres oddelegowania i przerwa między okresami oddelegowania (dotyczy A1 z art. 12)
Projekt formalizuje funkcjonującą obecnie w praktyce zasadę dwumiesięcznej przerwy pomiędzy kolejnymi okresami oddelegowania pracownika.
Zgodnie z projektowanymi przepisami, po wykorzystaniu 24-miesięcznego okresu oddelegowania na podstawie art. 12 nowy okres oddelegowania do tego samego państwa członkowskiego nie będzie mógł rozpocząć się przed upływem co najmniej dwóch miesięcy od zakończenia poprzedniego okresu aktywności.
Jednocześnie do 24-miesięcznego limitu będą uwzględniane okresy wykonywania pracy lub działalności rozdzielone przerwami nieprzekraczającymi dwóch miesięcy. Rozwiązanie to ma utrudnić sztuczne przerywanie okresu oddelegowania wyłącznie w celu rozpoczęcia nowego 24-miesięcznego okresu.
W szczególnych przypadkach nadal możliwe będzie jednak zastosowanie odstępstwa na podstawie art. 16 ust. 1 rozporządzenia 883/2004, za zgodą właściwych instytucji zainteresowanych państw członkowskich.
Dla pracodawców oznacza to konieczność jeszcze dokładniejszego monitorowania historii oddelegowań pracowników oraz odpowiedniego planowania rotacji personelu pomiędzy poszczególnymi państwami.
Nowa definicja siedziby przedsiębiorstwa (dotyczy A1 z art. 13)
Projekt nowelizacji zmienia sposób rozumienia pojęcia „siedziby przedsiębiorstwa” dla potrzeb ustalania właściwego ustawodawstwa.
Za siedzibę przedsiębiorstwa będzie uznawane miejsce, w którym:
- podejmowane są kluczowe decyzje dotyczące działalności przedsiębiorstwa,
- wykonywane są funkcje centralnego zarządzania,
- znajduje się rzeczywisty ośrodek kierowania działalnością.
Ocena ta będzie dokonywana na podstawie całokształtu okoliczności faktycznych, a nie wyłącznie formalnego adresu rejestracyjnego. W szczególności mogą być uwzględniane:
- miejsce generowania obrotu,
- miejsce odbywania zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń,
- rzeczywisty i zwyczajowy charakter prowadzonej działalności.
Szczegółowe kryteria mają zostać doprecyzowane przez Komisję Administracyjną ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego.
Kiedy nowe zasady mogą zacząć obowiązywać?
Projekt przewiduje, że większość zmian dotyczących oddelegowania pracowników, procedury A1, nowej definicji siedziby przedsiębiorstwa oraz zasad ustalania właściwego ustawodawstwa będzie stosowana dopiero po upływie 24 miesięcy od wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego.
Oznacza to, że nawet po formalnym zakończeniu procesu legislacyjnego przedsiębiorstwa będą miały czas na dostosowanie swoich procedur związanych z oddelegowaniem pracowników i zarządzaniem mobilnością pracowników.
Uwaga: wszystkie opisane rozwiązania mają obecnie charakter projektu i nie stanowią jeszcze obowiązującego prawa Unii Europejskiej.
Aby pójść dalej
Spotkaj się z nami na VIII Europejskim Kongresie Mobilności Pracy !
